PROTECTION DES DONNEES
L’entreprise
Le Groupe PROMOLOGIS est une filiale d’Action Logement, acteur de référence depuis plus de soixante ans dans le secteur du logement social et du logement intermédiaire en France.
Le Groupe PROMOLOGIS intervient en Occitanie dans le cadre de la construction de logements (appartements ou pavillons, résidences-services équipées pour les étudiants, logements permettant le maintien à domicile des seniors, résidences dédiées à l’accueil des personnes en grande fragilité sociale), leur mise en location ou leur mise en vente en accession à la propriété, dans le neuf (location-accession : PSLA, accession directe, investissement) et dans l’ancien.
Dans le cadre de ces activités, le Groupe PROMOLOGIS est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux locataires, occupants et demandeurs de logement ainsi qu’aux candidats à l’accession, copropriétaires etc.
Soucieux de construire avec vous une relation de confiance durable et respectueuse de vos droits et libertés, le Groupe PROMOLOGIS s’engage en matière de protection des données à caractère personnel.
1. Quel est l’objectif de cette politique ?
Dans un souci de transparence, le Groupe PROMOLOGIS prend soin de vous informer des traitements de données vous concernant.
La présente politique vous permettra de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées, ainsi que de connaître vos droits à cet égard et de pouvoir les exercer auprès de nos services.
2. Pourquoi traitons-nous vos données ?
Lorsque le Groupe PROMOLOGIS est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités légitimes, déterminées et explicites liées à ses missions et activités d’entreprise sociale de l’habitat.
3. Quelles sont les données traitées ?
Pour chacun des traitements mis en œuvre, le Groupe PROMOLOGIS s’engage à collecter et exploiter des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le Groupe PROMOLOGIS veille à ce que les données soient mises à jour ou à permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, le Groupe PROMOLOGIS collecte et traite essentiellement les catégories de données personnelles suivantes :
- Données d’identification des personnes (état-civil, coordonnées, lieux de naissance etc.),
- Données professionnelles (catégorie socioprofessionnelle, nature de l’activité professionnelle etc.),
- Données de vie personnelle (situation familiale, composition du foyer etc.),
- Données relatives au logement et à la vie du bail (occupation, quittancement, assurance, suivi et maîtrise des loyers et charges, réclamations, tranquillité résidentielle et sécurité des sites, accompagnement social, etc.),
- Données économiques et financières (revenus, coordonnées bancaires, situation financière, impayés etc.),
- Données de connexion et de navigation (site institutionnel, compte en ligne, applications etc.).
Le Groupe PROMOLOGIS peut être amené à disposer d’informations liées à la santé, perte d’autonomie ou au handicap dans le cadre d’évaluations sociales, d’aménagement spécifique du logement ou encore en cas de dommage corporel causé à un locataire/occupant ou à un tiers dans le cadre par exemple d’un sinistre affectant le logement.
Le Groupe PROMOLOGIS peut également être amenée à traiter des données relatives à la gestion d’un litige, d’actes d’incivilités, de suspicion de fraudes voire des données d’infractions ou condamnations pénales comme les données relatives aux mesures d’éloignement afin d’assurer la tranquillité et la sécurité des personnes.
Le Groupe PROMOLOGIS ne traite pas de données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique.
Lorsque la collecte des données est rendue obligatoire pour l’attribution d’un logement, ou pour répondre à des obligations légales ou règlementaires, la personne concernée en sera informée. Les conséquences d’un défaut de réponse lui seront précisées.
Il est également précisé que les données à caractère personnel communiquées par vos soins au Groupe PROMOLOGIS pourront servir à mettre à jour les données déjà traitées.
Les informations traitées par le Groupe PROMOLOGIS dans le cadre des contrats en cours pourront être utilisées dans le cadre de votre parcours résidentiel.
4. Quelle est l’origine des données que nous traitons ?
a. Les données personnelles déclaratives
Il s’agit notamment des données personnelles que vous fournissez dans le cadre de :
- La candidature pour l’attribution d’un logement,
- La conclusion et la gestion d’un contrat de bail,
- La candidature et la gestion de l’accession à la propriété,
- La gestion des copropriétés,
- La déclaration d’un sinistre,
- La prise de contact avec nos services, nos prestataires ou partenaires, sites ou applications auxquels vous avez accès,
- Les réponses à des enquêtes de satisfaction ou enquêtes réglementaires,
- La gestion des réclamations,
- La gestion des relations avec les organismes ou organes autorisés (aide au logement, tels que les organismes d’aides au logement, fonds de solidarité pour le logement etc.),
- La gestion des relations avec les réservataires des logements,
- Le suivi des impayés.
b. Les données personnelles générées par votre activité et votre contrat
L’exécution de votre contrat de bail génère des données vous concernant, par exemple le solde, le quittancement, le cas échéant les impayés et plans d’apurement etc.
c. Les données personnelles vous concernant provenant de tiers
Certaines données personnelles peuvent également provenir :
- De nos partenaires (réservataires, organismes de logement social, autres entités Action Logement etc.),
- De nos prestataires (prestataires d’enquête, d’entretien et réparation du patrimoine, services d’astreinte téléphonique, assurance, avocats, huissiers de justice etc.),
- De travailleurs sociaux dans le cadre de l’accompagnement social personnalisé ou associations en faveur de l’accès au logement,
- Des organismes et fonctions autorisés par une disposition légale (organismes de prestations sociales, guichets enregistreurs des demandes de logement social etc.).
5. Quelles sont les bases légales et finalités de nos traitements de données ?
Les principales bases légales des traitements mis en œuvre sont les suivantes :
6. Quels sont les destinataires de vos données ?
Les données à caractère personnel collectées, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées au Groupe PROMOLOGIS en sa qualité de responsable du traitement.
Le Groupe PROMOLOGIS veille à ce que seules des personnes légitimes à en connaître puissent avoir accès à vos données pour l’accomplissement de leurs missions.
Peuvent être destinataires de vos données chacun pour ce qui les concerne :
- Le personnel habilité du Groupe PROMOLOGIS dans le respect du périmètre de ses missions ainsi que le personnel habilité d’Action Logement intervenant sur certains processus ;
- Les prestataires et partenaires liés contractuellement ;
- Les organismes et institutions autorisés intervenants dans la mise en œuvre de la politique du logement ;
- Les autorités, administrations, juridictions et auxiliaires de justices autorisés.
En cas de cession de logements ou notamment de fusion-absorption, les données à caractère personnel pourront être transmises à la nouvelle entité dans le but d’assurer la reprise des engagements contractuels.
Par ailleurs, le Groupe PROMOLOGIS peut transmettre vos coordonnées afin de permettre aux prestataires d’entretien des logements d’intervenir.
7. Existe-t-il des transferts de vos données hors de l’union européenne ?
Le Groupe PROMOLOGIS veille à ne pas effectuer de transfert de vos données vers des pays ou organismes situés en dehors de l’Union Européenne.
Si toutefois, le Groupe PROMOLOGIS devait avoir besoin de transférer vos données en dehors de l’Union Européenne, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité de vos données à caractère personnel équivalent à celui proposé au sein des états membres de l’Union Européenne.
8. Quelle est la durée de conservation de vos données ?
Le Groupe PROMOLOGIS fait en sorte que les données soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées seulement pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Afin de déterminer les durées de conservation des données, le Groupe PROMOLOGIS tient compte :
- Des finalités poursuivies par les traitements de données,
- Des obligations légales et délais de prescriptions,
- Du périmètre de contrôle des autorités (ex : Agence National de contrôle du logement social, Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes etc.).
Vous trouverez ci-après les durées de conservation des principaux domaines d’activités.
9. Quelles sont les garanties de sécurité ?
Le Groupe PROMOLOGIS accorde une importance particulière à la sécurité de vos données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
En cas de recours à un prestataire, le Groupe PROMOLOGIS ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, le Groupe PROMOLOGIS conclut avec ses sous-traitants des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
Le Groupe PROMOLOGIS effectue régulièrement des audits de ses propres services afin de contrôler la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
10. Où trouver la politique cookies et autres traceurs ?
Le Groupe PROMOLOGIS a défini une politique spécifique en matière de cookies accessible ICI.
11. Quels sont vos droits ?
Le Groupe PROMOLOGIS est soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre.
- 1. Votre droit d’accès
Lorsque vos données font l’objet d’un traitement, vous disposez du droit de demander à y accéder.
L’exercice du droit d’accès vous permet d’obtenir et vérifier les données qu’un organisme détient sur vous. Il permet également de contrôler l’exactitude des données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer.
Le Groupe PROMOLOGIS peut vous demander de joindre tout document permettant de prouver votre identité (ex. copie de pièce d’identité).
Ce droit d’accès peut s’exercer par voie électronique ou par courrier.
L’accès à ce droit est gratuit. Dans certains cas, des frais raisonnables liés au traitement de votre dossier pourront vous être demandés.
- 2. Votre droit à la rectification de vos données
Vous avez la possibilité de demander au Groupe PROMOLOGIS que vos données personnelles, soient rectifiées, complétées si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
- 3. Votre droit à l’effacement de vos données
Vous pouvez demander au Groupe PROMOLOGIS, l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées,
- Vous retirez le consentement préalablement donné,
- Vous vous opposez au traitement de vos données lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement,
- Le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra être exercé que si un des motifs prévus dans la règlementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, le Groupe PROMOLOGIS ne pourra répondre favorablement à votre demande. Tel sera le cas si le Groupe PROMOLOGIS est tenue de conserver vos données en raison d’une application légale ou règlementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.
- 4. Votre droit à la limitation des traitements de vos données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la règlementation. Ce droit consiste demander à l’organisme de geler l’utilisation de vos données sans les effacer.
- 5. Votre droit d’opposition aux traitements de vos données
Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime.
En cas d’exercice du droit d’opposition, le Groupe PROMOLOGIS veillera à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf en cas de motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement.
Par exemple, vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale de la part de [Entité (et ses filiales)] et de ses partenaires.
- 6. Votre droit à la portabilité de vos données
Le droit à la portabilité offre aux personnes la possibilité de récupérer une partie des données que vous avez fournies à une plateforme dans un format ouvert et lisible par machine. Vous pouvez ainsi les stocker ailleurs ou les transmettre facilement d’un système à un autre, en vue d’une réutilisation à d’autres fins.
Ce droit s’applique si les trois conditions ci-après sont réunies :
- Le droit à la portabilité est limité aux données personnelles fournies par la personne concernée et aux données d’exécution du contrat,
- Il ne s’applique que si les données sont traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée.
- L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés des tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises à la suite d’une demande de portabilité.
- 7. Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de données mis en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, le Groupe PROMOLOGIS cessera alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquels vous aviez consenti ne soient remises en cause.
- 8. Votre droit d’introduire un recours auprès de la CNIL
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
- 9. Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication de vos données personnelles après votre décès, auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
- 10. Les modalités d’exercice de vos droits
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés :
- à l’adresse électronique suivante : donneespersonnelles@promologis.fr
- ou par courrier à l’adresse postale suivante : PROMOLOGIS Délégué Protection des Données – 2 rue du Docteur Sanières CS 90718 31007 TOULOUSE Cedex 6
Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur celle-ci, le Groupe PROMOLOGIS pourra vous demander de fournir des informations supplémentaires apparaissant nécessaires à votre identification, y compris la photocopie d’un titre d’identité.
- 11. Prospection commerciale par courrier électronique ou sms
Le Groupe PROMOLOGIS et ses partenaires peuvent vous adresser par courrier électronique ou sms des informations et offres commerciales concernant des logements ou autres produits et prestations. Le recueil de votre consentement sera sollicité soit en ligne sur le site, soit à l’occasion des échanges avec nos services.
Vous pouvez à tout moment vous y opposer et retirer votre consentement en cliquant sur le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu.
Le Groupe PROMOLOGIS pourra vous adresser des courriers électroniques (mels, sms, mms) dans le cadre strict de l’exécution du contrat de bail que vous avez conclu.
12. Vous avez des questions sur le traitement de vos données ou sur ce document ?
Si vous avez des questions, sur la protection de vos données, le Groupe PROMOLOGIS a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes :
Le délégué à la protection des données est en charge de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de données à caractère personnel.
